Planifier des sessions

Vue d’ensemble

La planification par calendrier est le workflow principal pour créer plusieurs sessions d’une même formation. Elle génère automatiquement un calendrier prévisionnel respectant les jours ouvrés, les jours fériés français et l’horaire configuré, jusqu’à couvrir la durée cible de la formation.

Pour ajouter une session ad-hoc ultérieurement, consultez Créer une session.

Accès

Depuis une formation, cliquez sur Planifier des sessions pour ouvrir l’assistant de calendrier.

Étape 1 : Paramètres de démarrage

Renseignez les informations initiales :

• Date de démarrage — première date proposée par le calendrier
• Formateurs par défaut (optionnel) — pré-sélectionner des formateurs communs à tous les créneaux

Note

Les formateurs par défaut peuvent être modifiés ligne par ligne avant confirmation.

Étape 2 : Génération du calendrier

Le système génère automatiquement les créneaux jour par jour en fonction de :

Horaire d’ouverture

Les créneaux proposés dérivent des paramètres d’Administration → Paramètres :

• Heures d’ouverture — ex. : 09:00 – 18:00
• Pause méridienne — ex. : 12:00 – 13:30

Le système propose ainsi :

• Matin — du début jusqu’à la pause
• Après-midi — après la pause jusqu’à la fermeture
• Journée complète — si aucune pause n’est configurée

Jours ouvrés et jours fériés

• Week-ends → toujours ignorés
• Jours fériés français → exclus automatiquement
• Jours non ouvrés configurés → peuvent être exclus selon la configuration de l’instance

Étape 3 : Tableau de planification

Une fois générés, les créneaux proposés s’affichent dans un tableau où chaque ligne est entièrement éditable :

Colonne	Éditable	Notes
Date	✓	Modifier la date ne décale pas les autres lignes
Créneau / Heures	✓	Matin, Après-midi, Journée, ou heures libres
Formateur(s)	✓	Remplacer celui(ceux) par défaut
Lieu / Visio	✓	Adresse ou lien de la session
Action	✓	Supprimer la ligne ou l’ajouter à la proposition

Ajout de lignes manuelles

Vous pouvez ajouter manuellement des créneaux supplémentaires en bas du tableau, même s’ils dépassent la durée cible.

Running total et barre de progression

• Durée cumulée s’affiche en temps réel (ex. : “14h / 21h”)
• Barre de progression visualise la couverture de la durée cible

Étape 4 : Validation de la version catalogue

Si la date de démarrage diffère de celle prévue initialement, une vérification de la version catalogue est effectuée.

Consultez Résolution automatique de version catalogue pour comprendre comment et pourquoi la version peut être changée.

Un avertissement s’affiche si :

• la version ne couvre pas tous les créneaux proposés
• seuls les créneaux valides sont retenus

Note

La version corrigée s’applique lors de la création finale des sessions.

Étape 5 : Création des sessions

Cliquez sur Créer les N sessions pour finaliser.

• Toutes les lignes du tableau sont créées d’un coup
• Les horaires, lieux et formateurs de chaque ligne sont respectés
• Un récapitulatif de confirmation s’affiche (nombre de sessions, durée totale, plages horaires)

Réinitialiser

Le bouton Réinitialiser revient aux paramètres initiaux et régénère le calendrier.

Après la création

Une fois les sessions créées :

• Vous pouvez les modifier individuellement
• Vous pouvez ajouter des sessions ad-hoc supplémentaires (voir ci-dessous)
• Les dates et durée restent indépendantes (modifier une session n’en affecte pas d’autres)

Créer une session ad-hoc

Pour ajouter une session unique après la planification initiale ou corriger un créneau oublié :

1. Ouvrez la formation
2. Cliquez sur Créer une session (différent de Planifier des sessions)
3. Suivez le workflow simple de création unitaire (voir Créer une session)

Points d’attention

• Durée cible provient de la version catalogue actuellement liée (ou celle résolue au premier créneau)
• Formateurs indisponibles → consultez Gestion des indisponibilités pour comprendre comment ils sont exclus automatiquement
• Édition des lignes indépendante → modifier une date n’affecte pas ses voisines ; chaque créneau est autonome
• Horaire configurable → validez les heures d’ouverture et la pause dans Administration → Paramètres avant de lancer la planification

Une fois le calendrier créé, il n’est pas possible de revenir en arrière en bloc. Supprimez manuellement les sessions indésirables après création si besoin.